퇴직자가 경력증명서를 청구하면서 근로계약서나 임금대장 사본까지 함께 요구하더라도, 회사가 사용증명서로 내주어야 할 것은 요청받은 항목을 사실대로 적은 증명서이고 상세한 근로실태를 확인하려는 서류 사본까지 교부할 의무는 없습니다(근로기준법 제39조 제1항, 근기 68207-2879, 2002. 9. 6.). 증명서에 적을 항목은 근로자가 정하므로, 회사 양식에 퇴직 사유 칸이 인쇄되어 있더라도 근로자가 요구하지 않은 사항을 적으면 과태료 부과기준 가운데 가장 무거운 1차 80만원이 적용됩니다(같은 조 제2항, 근로기준법 시행령 별표 7 제2호 다목). 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고 퇴직자는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있으며, 이 규정은 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다(근로기준법 시행령 제19조, 제7조 별표 1). 요청을 받은 인사담당자는 요청서에서 증명받으려는 항목부터 확인하고, 사본 요청은 증명서 발급과 나누어 처리하시는 편이 좋습니다.
근로계약서·임금대장 사본은 사용증명서의 대상이 아닙니다.
고용노동부는 사용자가 근로자가 요구한 사항만 기입해 사용증명서를 교부하면 되고, 근로계약서·임금지급대장·원천징수영수증처럼 상세한 근로실태의 내역을 요구하는 확인조회까지 사용증명서로 교부할 필요는 없다고 회시하였습니다(근기 68207-2879, 2002. 9. 6.). 퇴직자가 경력증명서와 원천징수영수증 사본을 한꺼번에 요청했다면, 경력증명서는 요청 항목을 적어 바로 발급하고 원천징수영수증 사본은 사용증명서 발급과 별개의 요청으로 나누어 처리하게 됩니다.
임금 항목에는 재직 중 받은 임금 수준을 적습니다.
임금을 증명해 달라는 요청에는 재직 중 받은 임금에 관한 사항을 증명서에 적으면 되고, 급여명세서나 임금대장을 출력해 묶어 줄 의무는 없습니다. 고용노동부는 사용증명서 제도가 퇴직한 근로자의 재취업을 돕기 위한 것이므로 증명서에 적을 임금은 재직 중 수령한 임금에 관한 사항을 뜻하고, 급여명세서와 임금대장은 여기에 포함되지 않는다고 회시하였습니다(근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.). 요청서에 '임금'이라고만 적혀 있다면 연봉이나 월 급여처럼 재직 당시의 임금 수준을 확인할 수 있는 금액을 임금 기록에서 옮겨 적으면 요청에 응한 것으로 보입니다.
이 기준은 재직 중인 직원이 청구한 경우에도 같이 적용됩니다. 고용노동부는 재직 중인 근로자도 사용증명서를 청구할 수 있다고 보고 있으므로(근기 68207-2459, 2002. 7. 15.), 대출 심사에 쓰려고 재직 기간과 연봉만 증명해 달라는 직원에게는 그 두 항목만 사실대로 적은 증명서를 내주면 발급 의무를 다하게 됩니다.
요구하지 않은 사항을 적으면 과태료가 가장 무겁습니다.
제39조를 위반하면 500만원 이하의 과태료 대상이 되고(근로기준법 제116조 제2항 제2호), 부과기준은 위반 유형마다 금액을 따로 정하고 있습니다. 사용증명서를 즉시 내주지 않은 경우는 1차 30만원, 사실과 다르게 적은 경우는 1차 50만원, 근로자가 요구하지 않은 사항을 적은 경우는 1차 80만원이며, 3차 이상 위반에는 각각 100만원·200만원·300만원이 정해져 있습니다(근로기준법 시행령 별표 7 제2호 다목).
퇴직자가 재직 기간만 적어 달라고 했는데 회사 양식에 인쇄된 직위·임금·퇴직 사유 칸까지 채워 내주었다면, 그 증명서는 요구하지 않은 사항을 적은 경우에 해당합니다. 과태료는 사업경영의 주체인 기업주 개인이나 법인 그 자체에 부과되므로(근로기준정책과-1378, 2022. 4. 25.), 발급을 담당자에게 맡기더라도 요청받지 않은 칸은 비워 두고 발급하셔야 합니다.
청구기한과 서류 보존기간은 모두 퇴직한 날부터 3년으로 계산합니다.
고용노동부는 퇴직 후 3년 이내의 청구는 회사가 거부할 수 없고, 3년이 지난 청구는 거부할 수 있지만 이 경우에도 회사가 스스로 사용증명서를 내주는 것은 무방하다고 회시하였습니다(근로기준팀-1453, 2005. 11. 30.). 퇴직한 지 1년 된 직원의 청구라면 발급을 거부할 수 없고, 4년이 지난 청구라면 거절하실 수 있으며, 기록이 남아 있어 발급에 협조할지는 회사가 정하실 수 있습니다.
사용자는 근로자 명부와 근로계약서·임금대장·고용·해고·퇴직에 관한 서류를 3년간 보존하여야 하고, 근로자 명부와 퇴직에 관한 서류의 보존기간은 근로자가 퇴직한 날부터 계산합니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조). 다만 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 보존기간을 계산하므로(시행령 제22조 제2항 제3호), 퇴직한 달의 급여를 퇴직일 뒤에 기재했다면 그 기재일부터 3년을 계산합니다.
인사담당자가 경력증명서 요청을 받으면 확인할 것
먼저 요청한 사람이 계속하여 30일 이상 근무했는지와 퇴직한 날부터 3년이 지나지 않았는지를 근로자 명부에서 확인합니다. 이어서 요청서에 적힌 증명 항목을 재직 기간·소속·직위·업무·임금 가운데서 골라 표시하고, 인사기록과 대조해 그 항목만 적습니다. 근로자가 원한다고 해서 실제와 다른 내용을 적을 수는 없으므로(근로기준정책과-2304, 2020. 6. 9.), 퇴직자가 초안을 보내왔더라도 입사일·퇴직일과 직위는 인사기록에 맞춰 수정한 뒤 발급합니다.
사용할 양식이 없다면 노무바나나의 무료 서식에 있는 경력증명서를 Word 파일로 받아 쓰실 수 있습니다. 이 서식에는 인적사항과 소속·직위·재직 기간·용도 칸이 있고 임금이나 퇴직 사유 칸은 없으므로, 요청받은 항목에 맞춰 칸을 추가하거나 삭제해 수정하여 사용하실 수 있습니다.
요청서에 적힌 항목만으로 무엇을 적을지 판단하기 어렵다면, 요청 내용을 그대로 옮겨 공인노무사가 직접 만들고 검수하는 노무 AI에 물어보시면 됩니다.
증명서 기재 내용을 두고 퇴직자와 다툼이 생겼거나 과태료 부과 절차가 시작되었다면 공인노무사에게 건별로 자문을 맡기실 수 있습니다.
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