직원이 재직증명서를 요청하면 회사는 사실관계 확인과 발급 절차에 필요한 최소한의 시간 안에 증명서를 내주어야 하고, 신청 당일에 바로 내주지 못했다는 사정만으로 과태료 대상이 되지는 않습니다(근로기준법 제39조 제1항, 근로기준정책과-2304, 2020. 6. 9.). 다만 대표이사가 직인을 가지고 자리를 비웠다는 이유로 노동조합 선거 등록 마감이 지나도록 재직증명서를 발급하지 않은 회사에 대해, 대법원은 노동조합 운영에 대한 지배·개입으로 부당노동행위에 해당한다고 판단하였습니다(대법원 1992. 6. 23. 선고 92누3496 판결). 발급을 미룬 경위가 직원의 노동조합 활동을 막으려는 의도로 인정되면, 회사는 과태료와 별개로 부당노동행위 책임을 지게 됩니다(노동조합 및 노동관계조정법 제81조 제1항 제4호). 재직증명서 요청을 받은 인사담당자는 제출 기한이 있는지 먼저 묻고 그 안에 발급하시는 편이 좋습니다.
'즉시'는 확인과 발급 절차에 필요한 최소한의 시간을 뜻합니다.
근로기준법 제39조 제1항은 증명서 청구를 받으면 즉시 내주도록 정하고 있는데, 고용노동부는 '즉시'의 기간을 일률적으로 정하기는 어렵고 재직 사실 확인, 필요한 발급 절차, 담당자가 근무하는 날인지 등에 따라 사회통념상 걸리는 최소한의 시간을 뜻한다고 회시하였습니다(근로기준정책과-2304, 2020. 6. 9.). 금요일 오후 늦게 요청을 받았고 발급 담당자가 주말에 근무하지 않는다면, 다음 근무일인 월요일에 확인을 마쳐 발급하는 것은 이 기준에 맞는 것으로 보입니다.
반대로 확인할 사항이 없는데도 대표 결재 일정에 맞춘다며 며칠씩 발급을 미루면 확인에 필요한 시간을 넘긴 것이어서 즉시 교부 의무 위반으로 판단될 수 있고, 이 위반에는 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다(근로기준법 제116조 제2항 제2호). 과태료는 발급 업무를 맡은 담당자 개인이 아니라 사업주, 곧 법인 그 자체에 부과되고(근로기준정책과-1378, 2022. 4. 25.), 상시 4명 이하 사업장에도 같이 적용됩니다(근로기준법 시행령 제7조 별표 1).
노동조합 선거에 낼 재직증명서를 미룬 회사는 부당노동행위로 판단되었습니다.
1990년 5월 29일 오후 1시쯤 조합원 두 명이 노동조합 분회 대의원 선거에 입후보하려고 회사에 재직증명서 발급을 신청하였으나, 회사는 대표이사가 직인을 가진 채 자리를 비웠다는 이유로 등록 마감인 5월 31일 오후 6시까지 발급하지 않았고, 두 사람은 입후보 등록을 하지 못하였습니다(대법원 1992. 6. 23. 선고 92누3496 판결). 대법원은 이 발급 거부가 입후보를 막으려는 의도에서 이루어졌다고 보아 노동조합 운영에 대한 지배·개입이라고 판단하였고, 노동조합이 규약으로 입후보 서류에 재직증명서를 요구하는 것도 조합원 자격을 확인하는 데 필요해 합리성이 있다고 보았습니다(대법원 1992. 6. 23. 선고 92누3496 판결). 대표 부재라는 사정을 들었는데도 발급 거부로 판단된 만큼, 직인을 대표가 직접 가지고 다니는 회사라면 대표가 출장이나 휴가로 자리를 비운 사이에도 증명서를 발급할 수 있도록 대표 부재 중에 날인을 맡을 사람이나 날인 방법을 정해 두시는 편이 좋습니다.
용도 칸에는 직원이 알려 준 제출처를 그대로 적습니다.
노무바나나 재직증명서 서식에는 용도 칸이 있지만, 근로기준법은 증명서 청구의 용도를 발급 요건으로 두지 않았습니다(근로기준법 제39조 제1항). 사용증명서가 재취업을 돕는 제도라는 이유로 재직 중인 직원의 청구를 제외하자는 해석도 채택되지 않았으므로(근기 68207-2879, 2002. 9. 6.), 이직 준비나 대출, 노동조합 선거처럼 용도가 무엇이든 용도를 이유로 발급을 거절하거나 늦출 근거는 없는 것으로 보입니다. 용도 칸은 직원에게 제출처를 물어 그대로 적고, 증명서에는 직원이 요구한 사항만 적어야 하므로(근로기준법 제39조 제2항) 회사가 짐작한 용도를 대신 적지 않습니다.
인사담당자가 대표 부재 중에 재직증명서 요청을 받았을 때 확인할 것
먼저 요청한 직원이 계속하여 30일 이상 근무했는지 확인합니다. 재직 중이든 퇴직 후 3년 이내든 이 요건을 갖춘 직원이 청구할 수 있습니다(근로기준법 시행령 제19조, 근기 68207-2459, 2002. 7. 15.). 이어서 제출 기한과 적어 달라는 항목을 묻고, 대표가 자리를 비웠다면 미리 정해 둔 날인 방법으로 발급하거나 대표에게 연락해 발급 승인을 받습니다. 발급이 하루 이상 늦어진다면 그 사유와 발급 예정일을 직원에게 알려 두는 편이 좋습니다.
사용할 양식이 없다면 노무바나나의 무료 서식에 있는 재직증명서를 Word 파일로 받아 쓰실 수 있고, 성명·소속·직위·재직 기간·용도 칸에 직원이 요청한 내용을 채워 직인을 찍으면 발급할 수 있습니다.
발급 시점이나 적을 항목이 애매하다면, 요청받은 날짜와 요청 내용을 그대로 옮겨 공인노무사가 직접 만들고 검수한 노무바나나 AI에 질문해 보실 수 있습니다.
재직증명서 발급을 두고 직원이 노동위원회에 구제신청을 하는 등 다툼이 생겼다면 공인노무사에게 건별로 자문을 맡기실 수 있습니다.
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