회사는 취업규칙을 직원이 자유롭게 열람할 수 있는 곳에 항상 게시하거나 갖추어 두어야 하지만(근로기준법 제14조 제1항), 직원이 취업규칙을 복사하거나 휴대전화로 촬영하겠다는 요구까지 들어줄 의무는 없습니다(근로기준정책과-1428, 2021. 5. 14.). 반면 근로계약서와 임금명세서는 법이 서면 교부를 정해 둔 문서이고(근로기준법 제17조 제2항, 제48조 제2항), 취업규칙 변경으로 근로계약서에 적은 근로조건이 바뀐 경우에도 직원이 요구하면 바뀐 내용을 적은 서면을 주어야 합니다(같은 법 제17조 제2항 단서). 사본 요구를 받은 인사담당자는 요구받은 문서가 무엇인지와 취업규칙을 볼 수 있는 환경이 갖추어져 있는지부터 확인하셔야 합니다.
취업규칙은 열람을 보장하면 되고, 복사·촬영 요구는 거절할 수 있습니다.
고용노동부는 근로기준법 제14조 제1항이 사용자에게 취업규칙을 자유롭게 열람할 수 있도록 게시할 의무를 지울 뿐, 복사하게 하거나 사본을 교부할 의무까지 부여하였다고 보기는 어렵다고 회신하였습니다(근로기준정책과-1428, 2021. 5. 14.). 이 회신은 열람은 허용하되 복사와 사진 촬영을 거부할 수 있는지를 물은 질의에 대한 답이므로, 직원이 휴대전화로 찍어 가겠다는 요구도 같은 기준으로 거절하실 수 있습니다. 다만 열람 자체를 막으면 제14조 위반으로 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다(근로기준법 제116조 제2항 제2호). 취업규칙이 잠긴 캐비닛에 있거나 결재를 받아야만 볼 수 있다면 열람 환경부터 갖추셔야 합니다. 이 게시 의무는 상시 4명 이하 사업장에는 적용되지 않습니다(근로기준법 시행령 제7조 별표 1).
게시 방법은 종이에 한정되지 않아, 직원의 열람권이 보장된다면 전자메일로 전 직원에게 보내거나 회사 인트라넷에 올리고 사용 권한을 주는 방법도 게시 의무를 이행한 것으로 봅니다(근로기준팀-1404, 2007. 10. 11.). 같은 회신은 인터넷 사용에 익숙하지 않은 근로자를 위해 서면 취업규칙을 함께 두는 것이 바람직하다고 보았으므로, 인트라넷에 올려 둔 회사도 사무실에 서면본 한 부를 갖추어 두시는 편이 좋습니다.
근로계약서·임금명세서와 바뀐 근로조건은 서면으로 내주어야 합니다.
근로계약서는 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가를 적은 서면을 근로자에게 교부하여야 하고(근로기준법 제17조 제2항), 임금명세서는 임금을 지급할 때마다 서면이나 전자문서로 교부하여야 합니다(같은 법 제48조 제2항). 두 문서는 취업규칙처럼 열람 안내로 갈음할 수 없습니다. 취업규칙 변경으로 근로계약서에 적은 이 근로조건이 바뀐 경우에는 직원이 요구하면 바뀐 내용을 적은 서면을 주어야 하고(같은 법 제17조 제2항 단서, 같은 법 시행령 제8조의2 제2호), 근로기준정책과-1428도 회답 끝에 이 예외를 함께 적었습니다. 이때 내주어야 하는 것은 취업규칙 전문이 아니라 바뀐 근로조건을 적은 서면이므로, 개정 직후 들어온 요구라면 임금이나 휴가 일수처럼 바뀐 항목을 적어 주시면 됩니다. 개정과 관계없는 시기의 단순 사본 요구는 열람 안내로 응대하실 수 있습니다.
파견근로자에게는 사용사업주의 게시 의무가 없고, 고용노동부 요구에는 지체 없이 응하여야 합니다.
사용자가 취업규칙을 게시하여야 하는 대상은 그 사업장에서 사용자와 근로계약을 맺은 근로자이므로, 사용사업주 취업규칙의 근로조건을 파견근로자에게 적용하려면 파견사업주가 근로계약서 등에 그 내용을 명시하여야 합니다(근로기준정책과-1015, 2023. 3. 28.). 파견근로자나 협력업체 직원이 사본을 요구하면 그 직원이 근로계약을 맺은 회사가 어디인지부터 확인하시는 편이 좋습니다. 반면 고용노동부장관이나 노동위원회가 이 법의 시행에 관하여 요구하면 사용자는 지체 없이 필요한 사항을 보고하거나 출석하여야 하고(근로기준법 제13조), 보고하지 않거나 거짓으로 보고하면 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다(같은 법 제116조 제2항 제1호). 직원 개인의 사본 요구에 적용한 기준을 행정기관의 요구에까지 적용하지 않으셔야 합니다.
취업규칙은 직원들에게 알리는 절차를 거쳐야 효력이 생깁니다.
새로 만들거나 바꾼 취업규칙은 반드시 제14조의 게시 방법에 의할 필요는 없지만, 새로운 사내 규범이라는 것을 종업원 일반이 알 수 있게 하는 적당한 방법의 주지 절차를 거쳐야 효력이 생깁니다(대법원 2004. 2. 12. 선고 2001다63599 판결). 같은 판결은 게시·비치 의무를 지키지 않았다는 사정만으로 취업규칙 변경이 무효가 되지는 않는다고 판단하였으므로, 징계 규정처럼 회사가 취업규칙을 근거로 삼는 국면에서는 게시 여부보다 직원들에게 알린 사실이 효력을 좌우합니다. 개정 취업규칙을 게시한 날짜와 공지한 방법은 기록으로 남겨 두시는 편이 좋습니다.
인사담당자가 사본 요구를 받으면 확인할 것
요구받은 문서가 취업규칙인지 근로계약서·임금명세서인지 보고, 취업규칙이라면 직원이 언제든 볼 수 있는 곳에 게시되어 있는지 확인하신 뒤, 최근 개정으로 바뀐 근로조건이 있는지와 요구한 사람이 직접 근로계약을 맺은 직원인지를 보는 순서로 응대하시면 됩니다. 게시해 둔 취업규칙에 개정 법률이 반영되어 있는지는 노무바나나의 무료 도구에 있는 취업규칙 무료 스캔에 hwp·docx·txt 형식의 취업규칙 파일을 올리시면 개정·필수 반영 33개 항목의 반영 여부로 받아 보실 수 있습니다.
우리 회사가 받은 요구가 열람 안내로 충분한지, 바뀐 근로조건을 서면으로 내주어야 하는 경우인지 애매하다면 공인노무사가 직접 만들고 검수한 노무바나나 AI에 물어보실 수 있습니다.
사본 요구가 진정이나 분쟁과 함께 들어온 경우라면 공인노무사에게 건별로 의뢰하실 수 있습니다.
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